Практически всегда на предприятии, реализующем алкоголь, есть остатки продукции. Важно корректно отражать их в системе ЕГАИС, чтобы избежать штрафов. Рассмотрим актуальные правила учета остатков продавцом.
Зачем следить за остатками
На балансе в ЕГАИС должно быть столько же объемов алкоголя, сколько фактически присутствует на складе магазина (или иного подразделения, в рамках которого производятся операции с алкогольной продукцией). Иначе хозяйствующий субъект нарушит требование по ст. 26 Закона от 22.11.1995 № 171-ФЗ, в соответствии с которым запрещено производство (оборот) этанола, алкогольной продукции, не учтенных в установленном порядке в ЕГАИС. Данное требование распространяется на всех участников оборота алкоголя: производителей, импортеров, оптовиков, розничные точки.
К магазину могут применить строгие административные санкции за нарушение указанной законодательной нормы. На основании ст. 14.19 КоАП РФ возможны штрафы до 15 000 рублей на должностных лиц, до 200 000 — на юридических (в обоих случаях с конфискацией алкогольной продукции). А если хозяйствующий субъект реализует алкоголь неучтенный в ЕГАИС, то у продавца могут отобрать лицензию (подп. 13 п. 3.1 ст. 20 Закона № 171-ФЗ).
Учет продукции в ЕГАИС ведется на 1-м, 2-м и 3-м регистрах.
Регистр 1 — это условный или фактический склад, на который поступает алкоголь при приемке. На первичный учет продукция ставится не поштучно, а партионно — на основании накладных. По регистру 1 возможен учет операций по списанию, возврату товара либо его перемещения в другие подразделения (условные или фактические). Продукция при этом может учитываться:
- по наименованию;
- по алкокоду;
- по производителю.
Регистр 2 — это условный или фактический торговый зал (витрина). Сюда можно выкладывать только продукцию без акцизных марок (например, пиво). На регистре фиксируется розничная реализация товара. Учет ведется на основании алко-кодов.
Важно! Регулятор инициировал постепенный отказ от использования регистра 2 в ЕГАИС. Скорее всего в ближайшем будущем регистр будет отменен.
Регистр 3 — место хранения кодов марок (акцизных, федеральных) необходимых для ведения помарочного учета продукции. По факту списания бутылки с маркой продукция снимается с баланса. При этом количество списанного (остающегося на балансе) алкоголя на 3-м регистре должно быть равным показателям 1-го регистра.
Таким образом, остатки алкогольной продукции должны быть корректно учтены по каждому из регистров, иначе будут штрафы.
Основная причина расхождения данных по ЕГАИС и остаткам заключается в том, что работник магазина в силу тех или иных обстоятельств не отражает в системе документы по товару. Например, забывает или делает ошибки, поэтому система неверно учитывает нужные сведения.
Возможны и другие ситуации, ведущие к расхождению баланса в ЕГАИС с фактическим объемом продукции:
- использование для одной и той же продукции разных алкокодов (на «фактических» бутылках и по «балансовым» данным ЕГАИС), вследствие чего образуется пересорт;
- некорректно выполнено списание продукции;
- программные сбои внутри ЕГАИС.
Так, в конце 2021 года в результате сбоя в системе акцизные марки списывались с 3-го регистра, а с 1-го не списывались. В итоге на указанных регистрах появились расхождения.
Вместе с тем контролирующим ведомствам не интересно почему возникают некорректные данные по остаткам в ЕГАИС. Штрафы выписываются в любом случае. Поэтому организации должны быть заинтересованы во внимательной сверке фактических остатков с теми сведениям, что отражены в государственной системе учета.
Как часто следить за остатками
Не существует установленных законом сроков или периодичности актуализации остатков в ЕГАИС. Это значит, что остатки необходимо сверять с учетными данными в системе как можно более регулярно, чтобы на момент проведения контрольных мероприятий не было расхождений и оснований для штрафов. Для этого необходимо использовать программные продукты, которые позволят свести к минимуму риск ошибок и человеческий фактор.
Как контролировать остатки
На законодательном уровне не регламентированы способы слежения за остатками. Не установлен общеобязательный порядок использования таких программных продуктов (учетных систем ЕГАИС, вспомогательных платформ) в целях выполнения обязательств по ст. 26 Закона № 171-ФЗ. Каждый хозяйствующий субъект вправе выбрать свой способ и средство контроля остатков.
Поддержание актуальных сведений в ЕГАИС по остаткам осуществляется с помощью передачи в систему документов, подтверждающих реализацию, списание, возврат и иные действия, корректирующие баланс алкогольной продукции.
Основной способ актуализировать остатки в ЕГАИС — провести инвентаризацию продукции. По ее итогам возможно внесение в систему актуальных данных на основании актов удостоверяющих постановку на учет (или списание) товаров при наличии расхождений между фактическими и учетными данными.
Инвентаризация для выявления остатков: общие правила
Суть инвентаризации — в сверке фактического количества алкоголя на складе с тем, что отражен в ЕГАИС. Процедура включает следующие этапы:
- Прекращение операций с алкогольной продукцией. Инвентаризацию нужно проводить в нерабочие часы магазина, когда нет приемки или реализации товара, иначе появятся неучтенные позиции;
- Сформировать реестр остатков по ЕГАИС (с которым будут сверяться фактические данные);
- Проверить фактическое количество алкоголя на складе.
Важно! При проведении инвентаризации по крепкому алкоголю (на первом регистре в ЕГАИС) нужно проверять каждую марку. При инвентаризации пива и пивных напитков (второй регистр ЕГАИС) достаточно сверки объемов продукции по алкокодам.
По пиву санкции за нарушение требований по ст. 26 Закона № 171-ФЗ не применяются. Тем не менее, не стоит из-за этого пренебрегать точностью учета.
Инвентаризация остатков по пиву в 2023 году
В 2023 году Росалкогольрегулирование инициировало постепенную отмену второго регистра ЕГАИС (которому соответствует торговый зал и где алкоголь списывается по факту реализации). Для крепких напитков 2-й регистр не используется с 2021 года. С 15 мая 2023 года действует запрет на перевод пива и пивных напитков с 1-го регистра во 2-й. Новшество обусловлено введением 1 апреля 2023 года маркировки пива с фиксацией выбытия напитков по факту продажи на онлайн-кассе. Соответственно применение 2-го регистра становится нецелесообразным.
С учетом нововведений магазины с 15-го мая:
- будут вправе списывать новое пиво (поступившее от поставщика) только с 1-го регистра (на который продукция ставится на основании накладной);
- при наличии остатков пива на втором регистре сможет списывать их.
При реализации пива по новым правилам отражается факт продажи напитка с первого регистра. Для этого в ЕГАИС формируется заявка о фиксации акта списания товара с остатков на складе. Документ составляется по форме, утвержденной приказом Росалкогольрегулирования от 17.12.2020 № 397. При этом, в соответствии с п. 1.2 приложения к приказу № 397, поле 6 («Основание списания») заявки может содержать формулировку «реализация».
Указанный порядок учета пива в ЕГАИС с 15.05.2023 года будет действительным до принятия решения о полном отказе от второго регистра.
Новые правила по крепкому алкоголю с 2024 года
Следует отдельно остановиться на ряде законодательных новшеств в регулировании продаж крепкого алкоголя, вступающих в силу с 1 сентября 2024 года. Изменения планировались еще с 1 сентября 2023-го, но отрасль оказалась еще не готова. Данные нововведения напрямую затронут порядок контроля за остатками алкоголя в общепите и иных организациях, где продукция реализуется не в закрытых бутылках, а по факту открытия (для розлива клиентам, приготовления сторонних напитков).
Сейчас остатки крепких напитков учитываются в ЕГАИС (и системах складского учета) в привязке к бутылке. Сначала алкоголь ставится на баланс на основании накладных. Списание с баланса (в рамках реализации) происходит по факту вскрытия бутылки и отпуска потребителю на основании акта. Неважно, каким образом использована продукция — вручена потребителю в бутылке, разлита в емкости или задействована для приготовления какого-либо спиртосодержащего напитка на кухне.
Приведенная схема, ставшая традиционной, имеет недостаток: она не подразумевает контроля над фактическим объемом использования алкоголя по факту открытия бутылки. В то время как после вскрытия бутылки алкоголь может быть:
- передан клиенту для употребления в полном объеме;
- реализован порциями в розлив в полном или частичном объеме;
- задействован для приготовления других напитков.
Фактические остатки алкоголя, находящиеся в распоряжении хозяйствующего субъекта после списания открытой бутылки, могут при этом существенно расходиться со сведениями в ЕГАИС. К примеру, системе может быть «сообщено», что из магазина клиенту налита бутылка объемом 1 литр, но эта информация будет некорректна — если клиенту было налито только 100 мл и он ушел, а в распоряжении продавца осталось еще 900 мл.
Росалкогольрегулирование, вероятно, посчитало такое положение дел неприемлемым и решило поставить фактическое расходование алкоголя общепитом под контроль. На практике это будет означать, что с 01.09.2024 года продавцу алкоголя придется отражать в ЕГАИС каждую порцию разлитой продукции по факту открытия бутылки. При этом, предусматривается установление особых правил для списания:
- алкоголя, который разлит в чистом виде;
- алкоголя, который использован для приготовления других напитков.
Сведения об отпуске «чистой» продукции будут получаться из выданного клиенту кассового чека. В свою очередь, данные по коктейлям будут основаны на актах списания. Если же клиенту отпущена целая бутылка, то сведения об этом необходимо будет направить в ЕГАИС на основании кассового чека (как в рознице).
Особых сценариев списания алкоголя в случае разбития бутылки или использования алкоголя без марок еще не существует. Официальных разъяснений на этот счет пока не дано, но, вероятно, будут применяться специальные акты списания с подходящими основаниями.
С учетом новшеств очевидно установление особых правил инвентаризации для актуализации остатков. Предприятиям необходимо будет располагать инструментами для точного фактического контроля продукции. Помочь в решении данной задачи может эффективный складской учет, который будет содержать более точные данные по фактическому расходованию алкоголя (например, на основании сведений по технологическим картам для приготовления спиртосодержащих напитков, где все «расписано» по миллилитрам).
На что обратить внимание при контроле остатков
Для минимизации рисков нарушений в работе с остатками продавцам алкоголя следует уделять внимание:
- Внимательной обработке входящих и исходящих накладных.
Необходимо исключить ситуацию, при которой поставка принята, но накладные отражены в ЕГАИС не полностью. Важно убедиться в том, что каждая накладная в системе обработана и принята учетной системой.
- В Журнале учета реализации алкогольной продукции должны быть позиции с корректным алкокодом (также как и в номенклатуре товаров в кассовой программе).
Если этого не делать, появится риск того, что система покажет превышение объемов розничных продаж над остатками в ЕГАИС. По исходящим накладным важно проверять, завершен ли в ЕГАИС по ним документооборот. Если нет, то остатки могут «зависнуть» на балансе до завершения указанной процедуры.
- Проверять качество работы модулей ЕГАИС, актуальность используемого УТМ.
Любые сбои и недоработки в системе, которые приводят к нарушениям, не являются уважительной причиной при принятии решения о применении штрафных санкций к магазину. Контроль над работой ЕГАИС должен быть постоянным, отладочные процедуры при устранении неисправностей — в достаточной мере быстрыми.
Источник kassaofd.ru
